No dia a dia de uma empresa diversas atividades fazem parte do seu cotidiano, como produção de relatórios e a realização de reuniões para discutir esses dados coletados. Sendo constante o contato com uma apresentação de PowerPoint empresarial.
E quanto melhor for a qualidade desse documento em powerpoint melhor pode ser a qualidade de reunião, no que se refere ao repasse de informações claras para as pessoas presentes nesse encontro de negócios, independente do assunto debatido.
Isso ocorre por causa do impacto positivo que uma mídia visual pode trazer para a absorção de um conteúdo, através de uma ambiente muito mais chamativo e algumas vezes até mesmo interativo, ultrapassando as páginas frias de um relatório impresso, por exemplo.
Sendo esse documento de apresentação importante para se falar sobre um novo produto da empresa que deve chegar aos mercado nos próximos meses, ou até mesmo de questões mais técnicas, como os benefícios de se optar por uma terceirização de mão de obra.
Ou seja, questões importantes para a administração de uma companhia que devem ser discutidas e repassadas com atenção para os participantes de uma reunião, de forma a discutir da melhor maneira possível quais são os melhores caminhos para a empresa.
Conquistando-se os melhores resultados possíveis a partir desse debate esclarecido, no qual os gestores e colaboradores passam a ter acesso a um documento de fácil assimilação, permitindo melhores reflexões sobre os assuntos discutidos.
Permitindo que uma empresa de prestação de serviços de pintura tenham uma maior clareza sobre os índices de clientes alcançados nos últimos meses, assim como uma companhia de pequeno porte pode debater de forma objetiva uma possível expansão.
Ambas as situações citadas podem ser alcançadas a partir de um simples, mas essencial apresentação do PowerPoint. Um documento de grande importância no que se refere a gestão de um negócio no mundo atual.
A importância de uma boa apresentação
O quesito visual é sempre algo de grande importância, visto o tipo de impacto que ele pode causar, principalmente quando se pensa no mercado comercial, onde uma peça publicitária, assim como a embalagem do produto pode impactar em sua compra.
Até mesmo nas relações sociais a questão visual exige certa dedicação, existindo peças de roupas específicas para cada tipo de evento, seja ele algo mais informal, como uma reunião de amigos, ou algo mais tradicional, como na presença em um casamento.
Quando se pensa no aspecto profissional a relação não é muito diferente, entrando em destaque o teor visual dos documentos e assuntos que serão discutidos dentro desse empreendimento, seja entre os funcionários ou com o público.
Nesses casos, o PowerPoint se destaca como um dos melhores formatos no que envolve a discussão de algum assunto específico para o futuro ou até mesmo a manutenção de um negócio, de acordo com os temas a serem discutidos que estarão presentes nesse arquivo.
Podendo ser usado inclusive em reuniões de rotina, como entre os setores internos de uma grande companhia, que precisa ter domínio sobre dispositivos de controle industrial. Permitindo uma melhor compreensão sobre os assuntos ali debatidos.
Esse tipo de apresentação é importante não apenas para o público interno, mas também para o externo, sendo uma forma de explicar a sua audiência sobre as características do seu produto ou serviço ofertado ao seu público, por exemplo.
Sendo preciso levar em conta o fato de que o consumidor não irá somente comprar um produto e sim consumir toda a ideia por trás dessa aquisição, algo a ser esclarecido por uma boa apresentação visual, dando destaque às características presentes.
Por isso a importância de uma boa apresentação em PowerPoint, de forma a esclarecer a aqueles que irão consumir esse documento sobre as informações ali presentes, de forma com que a mensagem ali presente seja compreendida de maneira clara.
O que faz com que a construção dessa apresentação deva ser feita com bastante atenção, para se criar o melhor PowerPoint possível, de forma a auxiliar no alcance dos objetivos que estão por trás da criação desse documento em primeiro lugar.
Montando uma eficiente apresentação em PowerPoint
Com essa clara importância, é preciso ter certos cuidados na criação de um documento PowerPoint, para se assegurar que as informações ali presentes sejam repassadas com clareza ao público a qual essa apresentação se destina.
Seja na discussão de assuntos pertinentes ao gerenciamento de uma companhia, assim como na apresentação dos serviços de consultoria de diagnóstico ambiental entre uma empresa do ramo e o seu público interessado.
Logo, existe toda uma responsabilidade ao se criar um apresentação desse tipo, sendo preciso seguir certos direcionamentos para criar o melhor PowerPoint possível, a partir de ações como:
Estruturar o conteúdo ali presente
Uma apresentação em PowerPoint deve contar com clareza visual, e isso começa com um entendimento claro sobre os conteúdos presentes neste documento, a partir de uma boa estruturação dos assuntos que serão discutidos nesta apresentação em questão.
Use poucos slides
É importante ser conciso no que se trata da criação de uma apresentação em PowerPoint, de forma a garantir que o conteúdo ali presente seja repassado de forma clara ao público, principalmente quando se trata de exibição de um produto, como um software para loja.
Informando o público de forma clara, conquistando sua atenção completa ao tema que define a realização desta apresentação específica, inclusive permitindo que essa apresentação não fique longa demais, ocupando o tempo útil do público e da empresa.
Use cores e fontes corretas
Cada apresentação em PowerPoint lida com questões específicas, de acordo com o intuito deste documento, por isso é importante estar atento ao público-alvo dessa apresentação, assim como na escolha dos elementos visuais que estarão presentes no mesmo.
Como na decisão das cores e fontes adequadas ao tema que está sendo debatido nesse arquivo PowerPoint, levando em conta o fato dele ser um assunto mais formal ou descontraído, de acordo com a audiência desta apresentação.
Atenção aos recursos visuais
Além da tonalidade e da tipografia usada, é preciso observar também os elementos visuais presentes nesta apresentação, para se conquistar a atenção do leitor, sem prejudicar a leitura desse documento, com artigos que tirem a atenção do tema principal.
Ensaie a apresentação
Desde a escola somos ensinados sobre a importância de apresentar de forma adequada, algo que começa no ambiente escolar e permanece até a vida profissional, sendo adequado treinar com antecedência essa apresentação a ser feita junta de um PowerPoint.
De forma não muito diferente do trabalho de um recepcionista para eventos, que deve informar corretamente o público de uma cerimônia acerca de qualquer dúvida apresentada por ele. O mesmo deve ocorrer com quem fará uma apresentação profissional.
Foque no que é relevante
É sempre importante apresentar informações adicionais, que ajudem na compreensão do assunto debatido nesta apresentação. Contudo, é preciso se assegurar que essas informações sejam de fato úteis, para que não seja tirada a atenção do que importa.
Capriche no visual
Por fim, é importante seguir todas as dicas sugeridas, garantindo que este PowerPoint tenha uma boa apresentação visual, garantindo que até mesmo o tema mais específico, como uma gestão de entregas, esteja esclarecida a audiência foco dessa reunião.
E para montar a melhor apresentação nesse sentido, é preciso também conhecer a fundo todos os formatos disponíveis no que se trata de um documento em PowerPoint.
Principais modelos de apresentação
Quando se pensa nos formatos de PowerPoint diversas são as modalidades existentes, acompanhando o objetivo principal por trás da concepção desse arquivo, entre eles destacando-se alguns como:
- Corporativo (falando sobre a empresa);
- Relatório (apresentado resultados);
- Conversão (informando resultados de venda);
- Cronograma (calendário de ações da empresa);
- Dashboard (planilha clara de dados).
Cada um desses formatos deve ser visto com atenção, adequando-se a um objetivo específico que um profissional pode ter ao que se refere no motivo por trás de uma reunião a ser realizada, informado as pessoas presentes sobre temas relevantes para a companhia.
Sendo possível debater inclusive novas decisões a serem tomadas dentro de uma empresa, como a instalação de um controle de acesso digital, a facilitar a entrada e saída de funcionários nas dependências de uma companhia.
Além de outras questões e alternativas que podem ser descobertas durante uma conversa interna entre os colaboradores de uma empresa, tendo uma apresentação em PowerPoint como um documento de apoio durante essas apresentações profissionais.
Tudo a confirmar a importância que esse tipo de documento pode ter para uma empresa, servindo como um auxílio visual para os temas que serão discutidos nessas frequentes reuniões que ocorrem nas dependências de uma companhia.
Garantindo os melhores resultados tanto para o público como para a empresa por trás da realização desse documento de apresentação visual.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.